Salon, marché ou porte ouverte : bien préparer son événement
Un salon professionnel, un marché de producteurs ou une journée portes ouvertes demandent du temps, de l’énergie et souvent de l’argent. Bien préparés, ils permettent de rencontrer en une journée plus de clients potentiels qu’en plusieurs semaines. Mal préparés, ils laissent une pile de cartes de visite et peu de résultats.
Fixer un objectif avant de réserver
La première question n’est pas « quel stand ? » mais « pour quoi faire ? ». Les objectifs possibles sont différents, et ils ne se préparent pas de la même façon :
| Objectif | Ce qu’on mesure |
|---|---|
| Vendre sur place | Chiffre d’affaires de la journée, panier moyen |
| Recueillir des contacts | Nombre de contacts qualifiés, et non de cartes ramassées |
| Prendre des rendez-vous | Rendez-vous fixés dans les semaines suivantes |
| Se faire connaître | Visites du site, abonnements, mentions dans la presse locale |
| Fidéliser | Participation des clients existants, commandes de réassort |
Un objectif chiffré, même approximatif, permet de décider après coup si l’événement valait la peine d’être reconduit. Pensez aussi au coût total : inscription, matériel, impressions, déplacement, et surtout les journées passées hors de l’atelier ou de la boutique.
Choisir le bon événement
Tous les salons ne se valent pas pour une même activité. Avant de vous inscrire, renseignez-vous sur le public attendu, les autres exposants, l’emplacement proposé et le bilan des éditions précédentes. Le mieux est encore de visiter l’événement une première fois en simple visiteur. Un salon de l’habitat attire des porteurs de projet, un marché de Noël des acheteurs de cadeaux, une foire agricole des familles : l’offre et le discours doivent suivre.
Pour une porte ouverte, choisissez une date qui n’entre pas en concurrence avec un grand événement local, et annoncez-la plusieurs semaines à l’avance.
Le stand : lisible en trois secondes
Un visiteur passe devant des dizaines de stands. Le vôtre doit dire immédiatement qui vous êtes et ce que vous proposez.
- Un message principal visible de loin : le nom et l’activité, en grand, en haut du stand. Une banderole ou un kakémono suffit souvent.
- Une offre claire : un produit phare, une démonstration, une offre réservée à l’événement.
- Un espace ouvert : une table placée en barrière décourage d’entrer ; mieux vaut un comptoir sur le côté.
- Quelque chose à voir ou à toucher : échantillons, démonstration, avant-après, dégustation lorsque c’est autorisé.
- Une cohérence visuelle avec la vitrine, le site et les autres supports, selon votre charte graphique.
Prévoyez aussi le pratique : rallonge électrique, terminal de paiement, ruban adhésif, eau, de quoi noter, et une personne pour assurer les pauses.
Les supports à emporter
Les visiteurs repartent avec des dizaines de documents. Les vôtres doivent être utiles :
- des cartes de visite en quantité suffisante ;
- un flyer ou un dépliant qui résume l’offre et donne une raison de vous recontacter ;
- un code QR qui mène à une page dédiée à l’événement, ce qui permet aussi de mesurer les visites ;
- une grille tarifaire ou un catalogue pour les visiteurs déjà intéressés.
Faites imprimer à l’avance, avec une marge de sécurité sur les délais.
Collecter des contacts dans le respect du RGPD
Récupérer des coordonnées est souvent l’objectif principal d’un salon. Le règlement général sur la protection des données s’applique pleinement, que la collecte se fasse sur papier, sur tablette ou par un jeu concours.
Quelques règles de base :
- informer la personne de ce que vous ferez de ses données : vous recontacter, lui envoyer une newsletter, la faire participer à un tirage au sort ;
- recueillir un accord explicite pour envoyer des courriels de prospection à un particulier, par une case à cocher non précochée ;
- ne collecter que l’utile : nom, courriel, éventuellement téléphone et besoin exprimé ;
- ne pas conserver indéfiniment : la CNIL recommande de ne pas garder les données d’un prospect au-delà de trois ans après le dernier contact de sa part ;
- mentionner le droit d’opposition et la façon de l’exercer.
Pour les contacts professionnels, les règles de prospection par courriel sont plus souples, mais la personne doit être informée et pouvoir s’opposer facilement. Le guide sur la newsletter et le RGPD détaille ces points, et le site de la CNIL propose des modèles de mentions d’information.
Une astuce : notez au dos de chaque fiche ou dans un champ dédié ce que la personne cherchait. C’est ce qui rendra la relance pertinente.
Après l’événement : la relance fait le résultat
L’essentiel du retour sur investissement se joue dans les jours qui suivent. Un contact recontacté rapidement se souvient de vous ; un mois plus tard, il vous a oublié.
- Dans la semaine : un courriel personnalisé aux contacts qualifiés, avec ce qui avait été promis (devis, documentation, rendez-vous).
- Dans les deux semaines : un appel aux contacts les plus prometteurs.
- Ensuite : l’inscription à la newsletter pour ceux qui l’ont acceptée.
Faites enfin le bilan : coût total, contacts obtenus, ventes réalisées dans les mois suivants. Comparé à l’objectif de départ, il dira si l’événement mérite d’être reconduit, et ce qu’il faut changer l’an prochain.
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